Bezpieczeństwo i governance
Dane klienckie traktujemy jako powierzone, nie jako nasze
Draspolen przetwarza informacje wykorzystywane w analizach doradczych, dlatego dostęp do nich, sposób ich przechowywania i ścieżka przepływu wewnątrz zespołu są świadomie ograniczone i udokumentowane. Ta strona opisuje, jak podchodzimy do ochrony danych, kontroli dostępu i odpowiedzialności operacyjnej.
Zapytaj o szczegóły bezpieczeństwa
Dlaczego to w ogóle temat
Praca analityczna, którą wykonujemy dla klientów, często opiera się na materiałach wrażliwych — zestawieniach finansowych, notatkach ze spotkań, wstępnych założeniach strategicznych. Udostępnienie takich materiałów szerokiemu zespołowi bez kontroli byłoby wygodne, ale nieodpowiedzialne.
Dlatego w Draspolen rozdzielamy dostęp do danych projektowych od dostępu administracyjnego, ograniczamy liczbę osób mających wgląd w konkretny projekt do tych, które faktycznie nad nim pracują, i prowadzimy rejestr tego, kto i kiedy miał kontakt z danym materiałem.
Nie twierdzimy, że eliminuje to ryzyko — żaden proces tego nie robi. Opisujemy poniżej konkretne mechanizmy, które stosujemy, aby to ryzyko ograniczać w sposób możliwy do zweryfikowania.
Zasada ograniczonego dostępu
Każdy projekt analityczny ma przypisany wąski krąg osób odpowiedzialnych — zwykle analityka prowadzącego i osobę nadzorującą jakość pracy. Materiały źródłowe nie trafiają automatycznie do wspólnych repozytoriów dostępnych całemu zespołowi.
Dostęp do danych klienta kończy się wraz z zakończeniem współpracy nad danym zleceniem. Nie utrzymujemy otwartego dostępu „na wszelki wypadek” po zamknięciu projektu — materiały są archiwizowane zgodnie z ustalonym okresem retencji, a następnie usuwane.
Zmiany w uprawnieniach — dodanie osoby do projektu, rozszerzenie zakresu dostępu, odebranie uprawnień po zakończeniu współpracy z pracownikiem — są odnotowywane, a nie wprowadzane ustnie czy doraźnie.
Obszary kontroli
Przechowywanie materiałów
Dokumenty i dane projektowe przechowujemy w wydzielonych, ograniczonych dostępowo zasobach, oddzielonych od materiałów marketingowych i korespondencji ogólnej firmy. Kopie robocze nie są rozsyłane poza ustalony krąg osób pracujących nad danym zleceniem.
Kontrola dostępu osobowego
Każda osoba pracująca z materiałami klienta ma indywidualnie przypisane uprawnienia ograniczone do zakresu jej zadań. Nie stosujemy współdzielonych kont ani ogólnych haseł dostępowych do projektów klienckich.
Minimalizacja zakresu danych
Do analizy wykorzystujemy wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnego zlecenia. Jeśli klient przekazuje materiał szerszy niż potrzebny do danej analizy, nieużywane fragmenty nie są dalej przetwarzane ani kopiowane do innych celów.
Okres przechowywania i usuwanie
Materiały projektowe są przechowywane przez czas ustalony z klientem lub wynikający z charakteru zlecenia, a po jego upływie usuwane z systemów roboczych. Kopie zapasowe podlegają osobnemu, ograniczonemu czasowo cyklowi rotacji.
Komunikacja i przekazywanie danych
Wymiana materiałów z klientem odbywa się ustalonymi wcześniej kanałami kontaktowymi. Unikamy przekazywania wrażliwych danych przez kanały niezabezpieczone lub niezweryfikowane co do adresata.
Współpraca z podwykonawcami
Jeżeli w realizacji zlecenia uczestniczy osoba spoza stałego zespołu, jej dostęp do materiałów jest ograniczony do zakresu faktycznie wykonywanej pracy i kończy się z chwilą zamknięcia zadania.
Powyższy opis przedstawia stosowane przez nas zasady organizacyjne. Nie jest to deklaracja posiadania certyfikacji zewnętrznej ani zapewnienie zgodności z konkretnymi standardami branżowymi — jeśli potrzebują Państwo informacji o konkretnym wymogu regulacyjnym dotyczącym Państwa projektu, prosimy o kontakt przed rozpoczęciem współpracy.
Jak dane trafiają do projektu i z niego wychodzą
01
Przyjęcie materiału
Dane od klienta trafiają do osoby prowadzącej projekt ustalonym wcześniej kanałem. Zakres przekazanych materiałów jest odnotowywany, zanim zaczyna się właściwa analiza.
02
Praca w ograniczonym gronie
Nad materiałem pracuje wyłącznie osoba lub wąski zespół przypisany do danego zlecenia. Dostęp dla kolejnych osób wymaga wyraźnego uzasadnienia związanego z zakresem projektu.
03
Przekazanie wyniku
Gotowa analiza trafia do klienta uzgodnionym kanałem. Wersje robocze i notatki pośrednie nie są rozsyłane dalej ani archiwizowane poza systemem projektowym.
04
Zamknięcie i retencja
Po zakończeniu zlecenia dostęp osób pracujących nad projektem jest wygaszany, a materiały przechodzą w stan archiwalny z ustalonym okresem przechowywania przed usunięciem.
Zakresy odpowiedzialności
Ochrona materiałów klienta
Dokumenty, zestawienia i notatki projektowe są przechowywane w zasobach wydzielonych od materiałów ogólnofirmowych, z ograniczeniem dostępu do osób przypisanych do danego zlecenia.
Uprawnienia indywidualne
Dostęp do danych projektu nadawany jest konkretnej osobie na czas realizacji zadania, a nie całemu zespołowi na stałe. Odebranie dostępu po zakończeniu pracy jest standardową częścią procesu.
Ślad działań
Kluczowe zmiany w dostępie do materiałów — przyznanie, rozszerzenie, odebranie — są odnotowywane, co pozwala w razie wątpliwości odtworzyć, kto i kiedy miał kontakt z danym zbiorem danych.
Pytania dotyczące bezpieczeństwa
Kto w Draspolen ma dostęp do moich danych?
Dostęp mają wyłącznie osoby bezpośrednio przypisane do Państwa zlecenia — zwykle analityk prowadzący oraz osoba nadzorująca jakość pracy. Materiały nie są domyślnie udostępniane całemu zespołowi.
Jak długo przechowujecie przekazane materiały?
Okres przechowywania ustalany jest w kontekście konkretnego zlecenia i po jego upływie materiały robocze są usuwane z systemów projektowych. Kopie zapasowe podlegają osobnemu, ograniczonemu cyklowi rotacji.
Czy moje dane trafiają do podmiotów trzecich?
Materiały klienta nie są przekazywane podmiotom zewnętrznym poza zakresem niezbędnym do realizacji zlecenia i bez odrębnego ustalenia tego z klientem. Jeśli w pracę nad projektem angażowana jest osoba spoza stałego zespołu, jej dostęp jest ograniczony czasowo i zakresowo.
Jak mogę zgłosić pytanie o konkretny wymóg bezpieczeństwa?
Jeśli Państwa projekt wymaga dodatkowych ustaleń dotyczących sposobu przechowywania lub przekazywania danych, prosimy o kontakt przed rozpoczęciem współpracy — ustalenia takie omawiamy indywidualnie, zanim materiały zostaną przekazane.
Co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy?
Dostęp zespołu projektowego do materiałów jest wygaszany, a dane przechodzą w stan archiwalny na ustalony okres, po którym są trwale usuwane z naszych zasobów roboczych.
Masz pytanie dotyczące sposobu ochrony danych w konkretnym projekcie?
Chętnie wyjaśnimy, jak wygląda to w praktyce dla zakresu pracy, który Państwa interesuje — przed podjęciem decyzji o współpracy.